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  • 회의를 효과적으로 이끌어 갈 수 있는 5가지 방법
    2015. 4. 7. 0 comments

    효과적인 회의를 위해서 고려해야할 것이 뭐가 있을까 고민하다가 이야기들을 적는다. 

    결국 회의에서는 효율적인 의사 소통이 핵심이겠지만, 미리 준비할만한 사항이나 회의를 진행하면서 꼭 지켜줘야하는 규칙들이 있다.


    1. 우선, 회의 참석자들에게 회의 전 어떤 주제로 이야기를 할 것인지를 공유한다. 


    빠른 회의 진행을 위해서는 진행할 주제에 대해서 미리 공유하는 것은 필수적이다. 고민해볼만한 사항들도 함께 제시해준다면 이야기가 빨리 진행될 것이다. 또한 회의 초대할 때 정말로 필요한 사람인지 고민해봐야 한다. 회의는 아이디어 생산, 지식 공유, 의사 결정등 많은 장점이 있지만 항상 많은 사람들을 회의에 참석 시킨다면 일을 하기보다는 회의를 진행하느라 시간을 낭비하게 될 것이다. 


    2. 회의를 시작할 때에는 목적과 이유가 무엇인지를 이야기하고 시작하자.


    회의를 주체하게 되었다면, 회의를 시작할 때 회의를 통해 얻고자 하는 것을 언급하는게 좋다. 참석자들이 목적과 이유를 다 알고 회의에 참석했을꺼라고 생각하지만 각자가 인생에서 중요한 것을 하고 오느라 까먹을 수도 있기 때문이다. 워밍업을 위하여 3분 이내의 짤막한 설명은 회의 진행에 좋다. 그리고 아이스 브레이킹을 위해서 서로 간단한 인사를 해두는 것도 권장한다.


    3. 회의주제와 어긋난 이야기가 나올 경우에는 양해를 구하자.


    회의를 하다 보면 항상 정해진 주제만 이야기하게 되는 경우는 거의 없다. 틀을 정하고 그 틀에 맞는 이야기만 하는것도 정답이라 할 수 없습니다만, 자꾸 다른 이야기로 점프하게 되면 회의가 길어지고 체력적으로 지치게 되는 큰 요인이 된다. 상>대방이 회의 주제와 곁다리 걸치는 이야기를 하거나 아예 다른 주제의 이야기를 반복적으로 하게 된다면 그 주제는 "메일"이나 다른 회의시간을 또 정해서 이야기 하자고 "조심스럽게" 양해를 구하자.


    4. 용어 정리를 하자.


    소통이 안된다고 느껴질 때는 서로간의 용어 정리가 안되어 있을 가능성이 매우 높다. 개인적으로 매우 중요하다고 느끼는 요소이다. 서로 같은 단어를 사용하지만 내용이 다르기 때문에 결국 시간을 낭비하게 되고 정신적인 체력을 소비를 하게 된다. 잠시 본인이 사용하는 용어들의 정의를 서로 공유하고 회의를 다시 진행하는게 좋다. 난해한 용어들을 사용한다면 아예 이야기 도중에 무엇을 의미하는지 물어보는 것도 권장한다.


    또한 본인 스스로도 자신만 알고 있는 용어를 사용하는것이 아닌가를 고민해봐야 한다. "코드에서 버그를 발견했다"라고 말해야 하지만 "코드가 복잡하다"와 같이 다른 말을 해버리거나 "코드가 꼬여있다"와 같이 본인이 습관적으로 사용하는 용어를 말하는 경우가 있을 것이다. 회의 참석자들은 위대한 해석능력을 갖고 있어서 앞의 버그 예제에 대해서는 이해가 되겠지만 효과적인 회의를 위해서는 주의를 해야 한다.


    5. 회의는 결론이 있어야 한다.


    이야기를 하다 보면, 결론없이 회의가 끝나는 경우가 있다. 원래 목적이 무엇이었는지, 회의를 통해 결정된 사항이 무엇인지 회의 마지막에 다시 한번 검토를 해보는게 좋다. 물론 결론이 나지 않는 경우도 있다. 결론이 나지 않을 경우에는 결국 만나지 않게 되는 "다음에"라는 단어보다는 다음 회의 시간을 명확히 정하고 회의를 마무리 해야 한다.


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